ผลงานทางวิชาการ

มงคล มูลคำ

สหกรณ์ออมทรัพย์ ป.9 จำกัด
นักศึกษาหลักสูตรบัญชีมหาบัณฑิต
 

ผู้รักษาเงินสดย่อยเสมือนผู้กุมกุญแจคลังเสบียง
 

          ธุรกิจไม่ว่าจะมีขนาดเล็ก ขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ ก็คงหลีกเลี่ยงที่จะมีค่าใช้จ่ายจิปาถะที่อาจเกิดขึ้น ส่งผลให้กิจการจะต้องจ่ายจากเงินสด ซึ่งการมีระบบควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเงินสดที่ดี จะช่วยให้สามารถบริหารจัดการกับเงินสดได้โดยปราศจากความผิดพลาด ดังนั้น การใช้จ่ายโดยผ่านระบบของเงินสดย่อยจึงเป็นเหตุที่หลีกเลี่ยงไม่ได้อย่างแท้จริง เงินสดย่อย หรือ Petty Cash Fund คือ เงินสดที่มีไว้ใช้จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินที่ไม่มากนักและเป็นรายการจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ไม่จำเป็นที่จะต้องจ่ายเป็นเช็คหรือมูลค่านั้นน้อยเกินกว่าที่จะออกเป็นเช็ค โดยผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับเงินสดย่อย คือ ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian) ซึ่งมีหน้าที่คือ การตั้งวงเงินสดย่อย การเบิกจ่ายจากเงินสดย่อย และการขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย ซึ่งทำให้เกิดประโยชน์ คือ สะดวกและมีความรวดเร็วในการบันทึกบัญชีรวมทั้งการตรวจสอบและควบคุมได้

          ซึ่งกล่าวได้ว่า เงินสดย่อย จะเป็นระบบที่จะช่วยลดภาระในการจ่ายเช็คเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายจำนวนที่ไม่มาก เพิ่มเสริมสร้างกระบวนการเบิกเงินสดย่อยภายใต้การควบคุมภายในที่ดี และการกำหนดความรับผิดชอบต่าง ๆ ระหว่างแผนก ฝ่ายงานต่างๆ รวมถึงการที่จะสามารถตรวจสอบระหว่างกันเพื่อให้สามารถควบคุมการบริหารเงินสดย่อยได้อย่างเหมาะสม รวมถึงมีการควบคุมภายในที่เหมาะสม ซึ่งผู้บริหารธุรกิจสามารถไว้วางใจได้ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น