ผลงานทางวิชาการ

 

อภิวัฒน์ หวังมีชัย

Apiwat  Wangmeechai

Apiwat.bonknkt@gmail.com

นักศึกษาหลักสูตรบัญชีมหาบัณฑิต คณะบัญชี มหาวิทยาลัยศรีปทุม

 

          การเลือกใช้โปรแกรมบัญชี ออนไลน์บนระบบคลาวด์คอมพิวติ้ง ของ สำนักงานบัญชี ผู้ให้บริการผู้ประกอบการ SMEs  มีความสำคัญของปัจจัยที่ส่งผลต่อการเลือกใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์บนคลาวด์คอมพิวติ้ง ของสำนักงานบัญชี  การให้ความสำคัญต่อการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์  มีปัจจัยด้านต่าง ๆ ประกอบด้วย 1) ปัจจัยด้านความคิดเห็น ด้านคุณสมบัติการทำงานของบัญชีออนไลน์ 2) ปัจจัยด้านความเห็นปัจจัยภายในองค์กรต่อการยอมรับ 3) ปัจจัยที่ด้านความคิดเห็นด้านบริการ 4) ปัจจัยด้านต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในการจัดหาโปรแกรม 5) ปัจจัยด้านการจัดทำและประมวลผล 6) ปัจจัยด้านความน่าเชื่อของผู้ผลิตซึ่ง 6 ปัจจัย ดังกล่าวส่งผลต่อการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์บนคลาวด์คอมพิวติ้ง ของ สำนักงานบัญชี ผู้ให้บริการผู้ประกอบการ SMEs

 

คำสำคัญ :  ระบบบัญชีออนไลน์  สำนักงานบัญชี  เทคโนโลยีคลาวด์คอมพิวติ้ง  ผู้ประกอบการ SMEs

 

          Choosing an accounting program Online on Cloud Computing of Accounting Office Service providers of SMEs are important factors that affect the selection. Cloud Computing Online Accounting Program of the accounting office The importance of choosing an online accounting program There are various factors including 1) opinion factor. On the features of the online account 2) Factors of opinion, factors within the organization towards acceptance  3) Service opinion factor, 4) Cost factor and costs involved in procurement of the program, 5) Creation and processing factor, 6) Manufacturer's reliability factor, of which 6 factors contributed to The effect of choosing an online accounting program on cloud computing of the accounting firm Service providers for SMEs 

 

Keywords : Online Accounting System, Accounting Firm, Cloud Computing Technology, SMEs 

 

บทนำ 

          ยุคดิจิทัล เป็นคำที่ใช้เรียกในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เมื่อเทคโนโลยี เข้ามามีบทบาทใน ชีวิตประจำวันมากขึ้นเช่น ส่งจดหมายก็กลายเป็นส่งอีเมลล์แทน การทำธุรกรรมทางการเงินผ่านมือ ถือ การซื้อของขายของผ่านอินเทอร์เน็ต เป็นต้น ทั่วโลกไม่ว่าจะไกลกันแค่ไหน ก็สามารถติดต่อหากัน ได้ เพียงแค่ คลิ๊กเดียว โลกของเรากำลังไร้พรมแดน ประเทศไทย ก็ได้ก้าวเข้าสู่ ยุคดิจิทัล หรือ ดิจิทัล ไทยแลนด์ โดยในปัจจุบัน สังคมไทยได้ก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล 4.0 ยุคนี้ เทคโนโลยีถูกพัฒนามาเพื่อช่วยให้ มนุษย์สามารถใช้เทคโนโลยีได้อย่างข้ามขีดจำกัด เช่น สั่งเปิด-ปิด เครื่องใช้ไฟฟ้าผ่านแอพพลิเคชั่น ไม่ ต้องเดินไปกดเปิด-ปิดที่สวิตซ์ การท างานผ่าน cloud computing ที่ไม่ต้อง เซฟข้อมูลใส่เครื่อง บันทึกแบบพกพก (Thumbdrive) เป็นต้น เทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาไปอย่างรวดเร็วองค์กรจำเป็นต้อง ปรับตัวให้ทันตามดิจิทัล เพื่อให้ต่อยอดธุรกิจบนการแข่งขันที่รวดเร็วมากขึ้น จากธุรกิจ SME ให้เป็น Smart Digital SME ที่มีศักยภาพสูง เพื่อความมั่นคง มั่งคั่ง และยั่งยืน 

          นักบัญชี ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนในยุคดิจิทัล ต้องก้าวทันในยุคดิจิทัล อย่างเช่น กรมสรรพากรสามารถยื่นแบบภาษีผ่านช่องทางอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าอยู่ที่ใดก็สามารถยื่นแบบได้ ไม่ต้อง ไปยื่นแบบภาษีตามพื้นที่ที่บริษัทฯนั้นตั้งอยู่ลดการใช้เวลาและสามารถพิมพ์ใบเสร็จได้ตลอดเวลาและ ขอคัดแบบย้อนหลังได้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าสามารถนำส่งงบการเงินบนทางออนไลน์หน่วยงาน ภาครัฐเริ่มตอบสนองยุคดิจิทัล โดยนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อให้มีความรวดเร็วมากขึ้น นักบัญชีเองก็ต้อง เริ่มมีการปรับเปลี่ยนเช่นกันเพราะในปัจจุบัน นักบัญชีเปรียบเสมือนคู่คิดของ ผู้บริหาร ผู้บริหารจะ ตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็ว ถ้าข้อมูลทางการเงินสามารถจัดทำได้รวดเร็วและอยู่ที่ไหน ก็สามารถนำ ข้อมูลมาให้ ไม่ต้องนานอีกต่อไปหลายๆธุรกิจในประเทศไทย นิยมใช้บริการของสำนักงานบัญชี เนื่องจากตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์นั้น กำหนดให้ธุรกิจต้องจัดทำบัญชีให้ถูกต้อง โดยมี กฎหมายที่เกี่ยวกับการจัดทำบัญชี คือ “พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543” ดังนั้นหลายๆธุรกิจจึง นิยมให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้ดูแลการจัดทำบัญชีซึ่งมีค่าใช้จ่ายไม่สูงนักถ้าเทียบกับต้องจ้างนักบัญชีซึ่ง สำนักงานบัญชีปัจจุบัน ใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป (Accounting Program) ซึ่งการใช้โปรแกรม สำเร็จรูป มีข้อเสียต้นทุนในการดูแลระบบสูง และความรวดเร็วในการดึงข้อมูลต้องทำเฉพาะที่โปรแกรม บัญชีตั้งอยู่ด้วยความก้าวหน้าในปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ดี คือ คลาวด์คอมพิวติ้งนำมารวมกับโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป เพื่อนำมาใช้ในการจัดทำบัญชีเพื่อให้มีความสะดวก และรวดเร็วมากขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับเศรษฐกิจที่ขับเคลื่อนนวัตกรรม (Digital Economy) การใช้เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการจัดการข้อมูล ได้อย่างต่อเนื่องและรวดเร็ว ทำให้เราเข้าสู่ “ยุคดิจิทัล”  ดังนั้นการตัดสินใจเลือกใช้ระบบบัญชีผ่านคลาวด์คอมพิวติ้งของสำนักงานบัญชี ผู้ให้บริการผู้ประกอบการ SMEs  จึงมีความสำคัญต่อการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลสมัยใหม่  เข้ามาช่วยในการทำงานบัญชี ให้ผู้ประกอบการ SMEs ไทย พัฒนากลายเป็น Smart Digital SME ที่มีศักยภาพสูง เพื่อความมั่นคง มั่งคั่ง และยั่งยืน

 

- เพื่อศึกษาปัจจัยที่ส่งผลต่อการตัดสินใจเลือกใช้ ระบบบัญชีออนไลน์ผ่าน คลาวด์คอมพิวติ้ง

- เพื่อศึกษาปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการใช้งานระบบบัญชีออนไลน์ผ่านเทคโนโลยีคลาวด์คอมพิว ติ้งของสำนักงานบัญชี

 

          ยุคปัจจุบัน เทคโนโลยีดิจิทัลได้เข้ามามีบทบาทในการพัฒนาเศรษฐกิจของ ประเทศต่างๆ ซึ่งประเทศไทยภายใต้นโยบาย “ ประเทศไทย 4.0 ” ได้มีแนวคิดยกระดับนวัตกรรมของ ทุกภาคส่วนในประเทศ เพื่อเชื่อมโยงเศรษฐกิจภายในกับเศรษฐกิจโลก  จึงมีการขับเคลื่อนประเทศไทยสู่ดิจิทัลไทยแลนด์ 

          วิชาชีพบัญชีก็ก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล โดยการนำเทคโนโลยี เข้ามาเริ่มใช้งาน เช่น กรมสรรพากร ได้นำระบบการยื่นแบบภาษีเงินต่างๆ ผ่านทาง อินเทอร์เน็ต หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ได้นำระบบ DBD E-filling  เข้ามาใช้ในการให้บริษัทยื่นนำส่งงบการเงินทาง อินเทอร์เน็ต ได้ด้วยตนเอง จะเห็นได้ว่า  การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน ส่งผลให้การเข้าถึงข้อมูลและมีความรวดเร็วมากขึ้น  ถ้าเทียบกับการ ยื่นแบบเป็นเอกสารกระดาษในสมัยก่อน 

          ในงานด้านวิชาชีพบัญชี ตัวอย่างของเทคโนโลยี คือ ระบบ cloud Computing ซึ่งปัจจุบัน โปรแกรมบัญชีได้พัฒนาโดยจัดเก็บข้อมูลในการจัดเก็บฐานข้อมูล ซึ่งสามารถทำบัญชี จากที่ใดก็ได้ ไม่ ต้องนั่งทำงานประจำที่สำนักงาน เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ก็สามารถทำงานหรือเรียกดูข้อมูลได้ทันที

          เทคโนโลยีคลาวด์คอมพิวติ้ง หรือการประมวลผลแบบกลุ่มเมฆ กล่าวคือการที่ใช้ระบบบน เครื่องคอมพิวเตอร์โดยสามารถเลือกการประมวลผล เลือกการใช้งานจากที่ไหนก็ได้ และมีพื้นที่ จัดเก็บข้อมูลได้อย่างมหาศาล บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์สามารถเลือกดึงข้อมูล มาใช้งานที่ใดและเวลาใดก็ได้ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต  คลาวด์คอมพิวติ้ง ยืดหยุ่นตามความ ต้องการของผู้ใช้งานสามารถแยกตามการใช้งานได้ 3 ประเภทคือ

          1. Infrastructure as Service (IaaS)  เป็นการให้บริการเฉพาะโครงสร้าง พื้นฐานและระบบจัดเก็บข้อมูล (Storage) ที่ทำงานอยู่บนระบบเสมือน (Virtualization) เพื่อรองรับการใช้งาน Software และ Application IaaS จะเน้นการสร้างศักยภาพและความเร็วในการประมวลผลข้อมูล พร้อมทำ cluster ระบบเพื่อป้องกันการเกิด Down Time เมื่อระบบเครือข่ายหลักมีปัญหา ระบบเครือข่ายสำรองที่จัดเตรียมไว้จะถูกเรียกใช้งานทันที ทำให้การประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างต่อเนื่องและเต็มประสิทธิภาพ ผู้ใช้บริการจะต้องลงทุนมหาศาล เพื่อสร้างขุมพลังในการประมวลผลข้อมูลในระดับเดียวกับที่ IaaS ให้บริการ ดังนั้น IaaS จึงเป็นอีกทางเลือกที่หน่วยงานและ องค์กรสามารถเลือกใช้บริการจาก Cloud Service Provider

          2. Platform as a Service (PaaS) เป็นการให้บริการด้านแพลตฟอร์ม สำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชั่น โดยผู้ให้บริการจะจัดเตรียมสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชั่น โดยทั้งหมดทำงานภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยเครือข่ายและ สามารถเรียกใช้งานผ่านแอปพลิเคชั่น

          3. Software as a Service (SaaS)  เป็นการให้บริการด้าน Software และ Application ผ่านทางอินเตอร์เน็ต คล้ายกับการเช่าใช้ ค่าค่าบริการตามลักษณะการใช้งาน (Pay as you go)  เช่นตามจำนวนผู้ใช้งาน ระยะเวลาการใช้งาน ทำให้ผู้บริการไม่จำเป็นต้องลงทุนเพิ่มเติมใน ส่วน Hardware และ Software รวมไปถึงค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบ เพราะผู้ให้บริการจะเป็น ผู้ดูแลระบบทั้งหมดให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งาน Software และ Application ผ่านการเชื่อมต่อ อินเตอร์เน็ตจากที่ไหนก็ได้ โดยไม่สนใจว่า Software และ Application เหล่านี้ติดตั้งที่ใด ประมวลผลบน server อะไร (cloud computing 2013: Online)

          รูปแบบการใช้งาน มี 4 รูปแบบ ประกอบด้วย 1. รูปแบบที่เป็นส่วนตัว (Private Cloud) มีโครงสร้างที่แยกส่วนออกมาเป็น ส่วนตัว ทั้งยังมีการรักษาความปลอดภัยอย่างเป็นระบบระเบียบ ซึ่งสามารถเข้าได้เฉพาะผู้ที่ได้รับ อนุญาตเท่านั้นถึงจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงและจัดการ  2. รูปแบบที่เป็นชุมชน (Community Cloud) คล้ายกับ Private Cloud แต่ แตกต่างกันตรงที่มากกว่าหนึ่งองค์กรเข้ามาใช้ระบบ Cloud เดียวกัน โดยข้อมูลเหล่านั้นจะเป็น ลักษณะที่สามารถแชร์ซึ่งกันได้อยู่แล้ว  3. รูปแบบที่เป็นสาธารณะ (Public Cloud) เป็นการใช้บริการที่ใครๆก็สามารถ เข้าไปใช้บริการได้  และ 4. รูปแบบที่เป็นการผสม (Hybrid Cloud) เป็นการผสมของ Private กับ Public Cloud ร่วมกันสามารถทำงานร่วมกันในแบบอิสระ สามารถทำงาน แบบ Public หรือย้าย กลับมาทำในแบบ Private ได้

          แนวคิดการจัดทำบัญชีออนไลน์ผ่านคลาวด์คอมพิวติ้ง  มีพื้นฐานจากการทำบัญชีและการจัดเก็บข้อมูลในระบบดั้งเดิม โดยในอดีตโปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี  การใช้งานต้องทำผ่านสถานที่ที่มีการตั้ง Server ในการจัดเก็บข้อมูลตั้งอยู่เท่านั้น ไม่สามารถทำนอกสถานที่ Server ตั้งอยู่ได้ และ Server มีหน้าที่ในการจัดเก็บข้อมูลบน Server ที่มีความจุจำกัดตามความจุของ Hard Drive และการจัดการเนื้อที่จัดเก็บโดยการลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นทิ้งไป  ปัจจุบันได้มีเทคนิคระบบคลาวด์คอมพิวติ้ง เข้ามาประยุกต์ใช้กับโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี  ผ่านระบบคลาวด์ มีที่จัดเก็บเรียกว่า Cloud Storage  ซึ่งถูกนำมาใช้ในการจัดเก็บข้อมูล แทน Hard Drive แบบเดิม ทำให้วิธีการจัดเก็บข้อมูลสามารถทำได้ทุกสถานที่ และยังสามารถใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีจากคอมพิวเตอร์หรือสถานที่ใดก็ได้ เพียงแค่สามารถเชื่อมต่อกับ คอมพิวเตอร์ของผู้ทำงานและอินเทอร์เน็ตได้   โปรแกรมบัญชี on Cloud และ On Server ทั้ง 2 ประเภท มีข้อดีและข้อด้อย ต่างกันดังนี้  

          1) โปรแกรมบัญชี On Server  จะมีค่าใช้จ่ายในการดูแล  สูง  เพราะต้องมีเจ้าหน้าที่ดูแลระบบคอยดูแลระบบ Server  แต่  โปรแกรมบัญชี  On cloud  จะไม่มีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ เพราะไม่ต้องจ้างพนักงานดูแลระบบ 

          2) โปรแกรมบัญชี On Cloud  มีค่าใช้จ่ายในการเช่า User  ต่อเดือน  แต่  โปรแกรมบัญชี  On Server ไม่มีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ 

          3) การสำรองข้อมูล โปรแกรมบัญชี On Cloud จะมีระบบ Auto Backup ให้ แต่ โปรแกรมบัญชี  On Server ต้องให้เจ้าหน้าที่ดูแลระบบเป็นคนสำรองข้อมูลเอง 

          4) ระบบรักษาความปลอดภัย โปรแกรมบัญชี On Cloud มีมาตรฐานระบบรักษาความภัย ตาม มาตรฐาน ISO/IEC27001 ส่วนโปรแกรมบัญชีที่ใช้งาน On Server เป็นหน้าที่ขององค์กรที่ต้องจัดหา ระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานมาดูแลเอง

ความปกติใหม่ หรือ New Normal  ของนักบัญชี ที่น่าจะเกิดขึ้นหลังจาก Covid-19  

ธุรกิจสำนักงานบัญชี  เป็นอีกหนึ่งธุรกิจที่ได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 เช่นเดียวกันกับอาชีพอื่น ๆ ทำให้ผู้ให้บริการจัดทำบัญชีภายนอก อย่าง สำนักงานบัญชี  ต้องมีการปรับตัวไปพร้อมกับผู้ประกอบการ SMEs ที่ดูแลอยู่  ด้วยการนำเทคโนโลยี เข้ามาใช้ในกระบวนการทำงาน บัญชี ร่วมกับ ผู้ประกอบการ อย่างเร่งด่วน จากกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจเพื่อให้อยู่รอด  ซึ่งกลายเป็นความปกติใหม่ หรือ พฤติกรรมในรูปแบบใหม่ ของ อาชีพ นักบัญชี ทันที ได้แก่  

          1) การใช้เทคโนโลยีคลาวด์ในการทำงานร่วมกันจากคนละสถานที่ เช่น โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ระบบบริหารจัดการเอกสารแบบออนไลน์ โปรแกรมคำนวณภาษีออนไลน์ โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์สำหรับทำรายการจ่ายเงินเดือนและบริหารข้อมูลพนักงาน  

          2) การใช้ Virtual technology  เช่น การใช้ video conference หรือ การประชุมผ่านวิดีโอ แทนการนัดพบเจอ  

          3) ลูกค้าที่เป็นผู้ประกอบการหันมาขายของออนไลน์มากยิ่งขึ้น รายการทางบัญชีอาจจะซับซ้อนขึ้น รายการประเภทเงินสดมีน้อยลง และมีปริมาณ transaction ผ่านบัญชีมากขึ้น

          4) ต้องเรียนรู้เรื่อง Big Data เพื่อวิเคราะห์หรือหาประโยชน์จากข้อมูลของลูกค้าที่มีอยู่

          5) เรียนรู้เครื่องมือใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้การทำงานระยะไกลง่ายและสะดวกขึ้น เช่น การเชื่อมต่อ API ระหว่างโปรแกรมบัญชีกับร้านค้าออนไลน์อัตโนมัติ หรือ การใช้โปรแกรมสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 

          6) หันมาใช้ระบบส่งเอกสารทางออนไลน์ เช่น การใช้ระบบ E-Tax Invoice หรือ ระบบการทำใบกำกับภาษี โดยลงลายมือชื่อทางดิจิทัล (Digital Signature) หรือ ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) แล้วส่งให้กับคู่ค้าทางอีเมลล์ เพื่อลดต้นทุนทั้งเวลาในการคีย์เอกสารเอง และค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารให้กับคู่ค้า

          การปรับตัวของธุรกิจสำนักงานบัญชี จึงต้องอาศัยทักษะการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ และพร้อมนำมาปรับใช้ในการทำงานได้ทันที  จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากสำหรับนักบัญชี ยิ่งโดยเฉพาะในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของ Covid-19 สำนักงานบัญชีที่มีเทคโนโลยีรองรับจะทำงานร่วมกับลูกค้าได้ราบรื่นกว่าสำนักงานบัญชีที่ไม่มีเทคโนโลยีรองรับ เพราะพวกเขาไม่ต้องเสียเวลาและพลังงานมาติดตั้ง ปรับใช้ และเรียนรู้ ในเวลาที่จำกัดเช่นนี้  การ Work From Home เกิดขึ้นในช่วงการแพร่ระบาดของ Covid-19 ที่ผ่านมา นักบัญชีหลายคนต้องทำงานอยู่ที่บ้านไปโดยปริยาย และกลายเป็นว่าเมื่อพ้นระยะการแพร่ระบาดไปแล้วในอนาคต  การ Work Form Home   จะกลายเป็นเรื่องปกติทั่วไปมากขึ้น  ในมุมมองของผู้ประกอบการหลายๆ บริษัทเองก็พร้อมที่จะให้พนักงานมีอิสระในการทำงานจากที่บ้านมากยิ่งขึ้น เนื่องจากความกังวลในเรื่องสุขอนามัย บางบริษัทอาจจะปรับลดขนาดของสำนักงาน เพราะมีพนักงานบางส่วนทำงานที่บ้าน และเปลี่ยนสำนักงานให้เป็นที่ประชุมงานสำคัญๆ เท่านั้น และในส่วนของสำนักงานก็จะต้องจัดระเบียบการวางโต๊ะทำงานใหม่ให้มีระยะห่างระหว่างคนในทีมมากขึ้น หรือมีพาร์ทิชั่นกั้นระหว่างโต๊ะทำงาน  เพิ่มพื้นที่ส่วนตัว เพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่เชื้อโรค  สำหรับผู้ให้บริการ สำนักงานบัญชี  ก็ต้องเตรียมตัวหาวิธีการสื่อสารกับลูกค้า ผู้ประกอบการ SMEs ให้เหมาะสม และไม่ทำให้ผู้ประกอบการรู้สึกว่าถูกทิ้งไว้กลางทาง อาทิเช่น  1) อัพเดตสถานะการทำงานระหว่างสัปดาห์หรือสรุปงานประจำเดือน  2) ส่งลิงก์เอกสารเพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบข้อมูลการบันทึกบัญชีหรือส่งภาษี  3) สื่อสารกับลูกค้าในประเด็นทางบัญชีและภาษีที่เกิดขึ้นอย่างเป็นระบบพร้อมทั้งติดตามผลอย่างต่อเนื่อง  4) จัดประชุมแบบ video conference ประจำเดือน เพื่อรายงานผลการดำเนินงาน

          การนำส่งเอกสารบัญชีของผู้ประกอบการ SMEs ในแต่ละเดือน ให้กับทางสำนักงานบัญชี  สามารถแสกนเอกสารฉบับจริง แปลงเป็นไฟล์เอกสาร แล้ว upload เข้าไปในระบบบัญชีออนไลน์ กับ เอกสารการค้าแต่ละรายการในระบบบัญชี เข้าไปพร้อมกันได้ทันที  เพื่อการจัดเก็บเอกสารประกอบการลงบันทึกบัญชี ของ นักบัญชี ไปด้วย  อีกทั้งการแสกนเอกสารฉบับจริง แปลงเป็นไฟล์เอกสาร แล้ว upload เข้าไปในระบบบัญชีออนไลน์  จะเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษ ของสำนักงานบัญชี ผู้ให้บริการจัดทำบัญชีไปพร้อมกันกับผู้ประกอบการด้วย  ซึ่งก่อนหน้าที่จะเกิดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid 19 นี้  หลักการทำสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless office) ได้เริ่มใช้ในองค์กรใหญ่ๆ หลายองค์กรแล้ว แต่ว่าสำหรับธุรกิจ SMEs ยังไม่ค่อยมีใครให้ความสนใจวิธีการลดใช้กระดาษมากเท่าที่ควร แต่หลังพ้นการระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 หมดไป ความกังวลในเรื่องสุขอนามัยจะทำให้ทั้งผู้ประกอบการและนักบัญชีหันมาให้ความสำคัญกับการเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลกันมากขึ้น จนกลายเป็นความปกติใหม่ เช่น จัดเก็บเอกสารไว้บนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ หรือใช้โปรแกรมสร้างและจัดการเอกสารต่างๆ เพื่อลดการสัมผัสจับต้องกระดาษให้ได้มากที่สุด  ข้อแนะนำสำหรับการจัดการกับเอกสารทางบัญชีที่สำคัญคือ หาวิธีการเก็บเอกสารแบบออนไลน์ที่เหมาะสมกับธุรกิจและงบประมาณที่กิจการมี เช่น เลือกเก็บเอกสารทางบัญชีในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ หรือเก็บไว้ใน Share Drive โดยสแกนเอกสารที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ใส่ไว้ในระบบเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ และอย่าลืมจัดเรียงรายชื่อให้เป็นระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ข้อควรระวังเรื่องการจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษคือ  1) ต้องอธิบายให้ผู้ประกอบการเข้าใจตรงกัน เกี่ยวกับระบบการเก็บเอกสารออนไลน์ เช่น แยกแฟ้มอย่างไร รันเลขที่อย่างไร และสอนวิธีเก็บเอกสารตัวจริงให้สอดคล้องกัน เพื่อง่ายต่อการค้นหา  2) เรื่องความปลอดภัยของเอกสาร ต้องมีการเข้ารหัสหรือเลือกใช้โปรแกรมที่มีความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหลหรือสูญหาย

 

          การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์บนระบบคลาวด์คอมพิวติ้ง ของ สำนักงานบัญชี ผู้ให้บริการผู้ประกอบการ SMEs  มีความสำคัญของปัจจัยที่ส่งผลต่อการเลือกใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์บนคลาวด์คอมพิวติ้ง ของสำนักงานบัญชี  การนำระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์เข้ามาใช้ในกิจการ SMEs จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ SMEs ได้แก่  1) ช่วยลดต้นทุนธุรกิจ  การใช้บริการคลาวด์  ทำให้ธุรกิจจ่ายค่าบริการตามการใช้งานที่เกิดขึ้นจริงและช่วยลดเวลาในการจัดการปัญหาด้าน IT ในองค์กร  2) สามารถกู้คืนความเสียหายได้  เนื่องจากคลาวด์ เป็นเครื่องมือสำคัญในการสำรองข้อมูลขององค์กร บนเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ  3) สร้างความยืดหยุ่นให้ธุรกิจ  องค์กรสามารถใช้คลาวด์ได้ตามความต้องการและในเวลาที่จำเป็น  4) ทำให้ธุรกิจไม่สะดุด  ช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เพียงแค่มีอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ตเท่านั้น  5) มีระบบรักษาความปลอดภัย  โดยการปกป้องข้อมูลเสมือนตู้นิรภัยของธนาคาร  

 

          ควรศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ส่งผลต่อการตัดสินใจเลือกใช้บริการบัญชี ออนไลน์บนคลาวด์คอมพิวติ้ง มากขึ้น เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้กว้างขึ้น และขยายฐานลูกค้า ต่อไปได้

 

          กรมพัฒนาธุรกิจการค้า. (2561). บทวิเคราะห์ธุรกิจ ปี 2563 ณ วันที่ 1 สิงหาคม 2564. สืบค้นจาก  https://www.dbd.go.th/download/document_file/Statisic/2563/T26/T26_202005.pdf

          ชาญชัย อรรคผาติ (2557). ปัจจัยที่ส่งผลต่อทัศนคติในการยอมรับในเทคโนโลยีคลาวด์คอมพิวติ้ง เพื่อประยุกต์ใช้ในการให้บริการระบบบัญชีออนไลน์ สำหรับวิสาหกิจขนาดกลาง และขนาดย่อมในมุมของผู้ทำบัญชี. (วิทยานิพนธ์ปริญญาบัญชีมหาบัณฑิต). มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์.

          ธิดา เณรยอด. (2561).ปัจจัยที่ส่งผลต่อการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์บนระบบคลาวด์คอมพิวติ้งกับสำนักงานบัญชีคุณภาพ.(ออนไลน์).เข้าถึงได้จาก:http://ethesisarchive.library.tu.ac.th/thesis/2018/TU_2018_6002020177_9235_9568.pdf. 12 พฤษภาคม 2564

          ธนาคารกรุงเทพ จำกัด (มหาชน). (2564). บทบาทของ Cloud Computing เพื่อตอบโจทย์ SME ณ วันที่ 1 สิงหาคม 2564.  สืบค้นจาก https://www.bangkokbanksme.com/en/the-role-cloud-computing-to-meet-sme