ผลงานทางวิชาการ

จตุพร เมืองสุวรรณ์
นักวิชาการตรวจเงินแผ่นดินปฏิบัติการ
สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน
นักศึกษาหลักสูตรบัญชีมหาบัณฑิต
 

เรื่องที่ต้องรู้ก่อนตัดสินใจย้ายไปใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์
 

          การทำงานของสายงานบัญชีทุกกลุ่มจะต้องล้อตามกิจกรรมของบริษัท เนื่องจากเทคโนโลยีมาเปลี่ยนวิธีการสื่อสาร จึงทำให้วิธีการทำงานของนักบัญชีย่อมจะไม่เหมือนเดิมอย่างแน่นอน โดยเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาท ทำให้นักบัญชีต้องหาเครื่องมือที่จะช่วยในการทำงานให้สะดวกมากขึ้น แต่การที่จะหาเทคโนโลยีเข้ามาให้นักบัญชีใช้งาน ต้องคำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่จะเลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์เข้ามาช่วยนักบัญชีทำงานให้สะดวกมากขึ้น

          ปัจจัยในการเลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์ มีปัจจัยหลัก ๆ อยู่ 2 ปัจจัยที่ต้องทำการพิจารณา คือ ปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน

          1. ความน่าเชื่อถือของระบบบัญชีออนไลน์ที่จะเลือกใช้งาน เนื่องจากเป็นการใช้งานในระยะยาว

          2. จำนวนผู้ใช้งานของระบบบัญชีออนไลน์ เนื่องจากระบบคลาวด์มีผลกับจำนวนผู้ใช้โดยตรง หากมีการใช้งานของ User เป็นจำนวนมากและทางระบบไม่รองรับ จะเกิดความล่าช้าทันที เว้นแต่ระบบอินเตอร์เน็ตขององค์กรช้าก็จะไม่เข้ากรณีดังกล่าว 

          3. ระบบบัญชีออนไลน์กับความพร้อมของทีมที่จะให้บริการ

              • ความพร้อมด้านการให้บริการ เพราะการที่นำระบบมาใช้นั้น จำเป็นต้องรู้เรื่องของการให้บริการ และมีการอบรมพนักงานให้กับทางองค์กรด้วยหรือไม่

              • หากระบบมีปัญหาสามารถติดต่อได้ช่วงเวลาไหนบ้าง

              • คิดค่าบริการเพิ่มเติมหรือไม่ หากมีการใช้งานมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของจำนวนรายการค้าที่เกิดขึ้น จำนวนเอกสารที่อัพโหลดและจำนวนเครื่องที่เข้าใช้งาน ซึ่งถือเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นด้วย

          1. ต้องเข้าใจองค์กรก่อนว่า มีโครงสร้างเป็นอย่างไร และหากมีเอกสารสูญหายจะสามารถหาเจอหรือไม่

          2. มีระบบบัญชีที่พร้อมแล้วหรือไม่

              • ถ้าหากใช้ระบบออนไลน์ จะไม่สามารถนำกระดาษออกมาแก้ไขได้ 

              • ถ้ามีระบบที่สามารถแก้ไขได้ ควรมีการกำหนดสิทธิที่จะสามารถเข้าไปแก้ไขหรือที่จะเข้าถึงข้อมูลได้ต้องมีการระบุให้ชัดเจน

          3. องค์กรอยู่ในช่วงกำลังขยายงานหรือไม่

              • ถ้าองค์กรกำลังขยายงาน จึงจำเป็นต้องพิจารณาถึงปริมาณงานและจำนวนพนักงานที่จะเข้าร่วมด้วย

          4. บุคลากรพร้อมปรับตัวแค่ไหน

              • ประเด็นด้านความคิดและความรู้ความสามารถของพนักงานเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องพิจารณาเป็นอย่างมาก เพราะถ้าหากพนักงานไม่มีความพร้อมในการใช้งาน จะทำให้การทำงานที่ควรจะเร็วอาจจะกลับเป็นช้าแทนได้

การเก็บเอกสารที่จะไม่เหมือนเดิม

          ประเด็นที่สำคัญต่อมา คือ จากเดิมที่มีการเก็บเอกสารจะเป็นการเก็บใส่กล่อง มีการลงทะเบียน แยกประเภทเอกสารตามเลขที่เอกสาร และเก็บไว้จุดไหนของกิจการ สิ่งเหล่านี้จะมีการเปลี่ยนแปลงไป โดยจะเก็บเป็น Folder ในระบบแทน ดังนั้นการเก็บเอกสารเรียงตามหมวด วันที่ แยกตามประเภท ควรคำนึงถึงกรณีเวลาที่คนหาหรือเวลา Search จะต้องหาได้ไม่ยาก