ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
28
Nov
ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
Factors affecting the selection of accounting software
นางสาวยมลพร ศรีคำดอน
MISS YAMONPORN SRIKAMDON
mint3471@gmail.com
นักศึกษาหลักสูตรบัญชีมหาบัณฑิต คณะบัญชี มหาวิทยาลัยศรีปทุม
บทคัดย่อ
ในอดีตที่ผ่านมา ความเจริญก้าวหน้าทางด้านวัตถุและเทคโนโลยียังไม่มากนัก จึงทำให้การทำงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแรงงานมนุษย์ ต่อมามนุษย์ได้มีการพัฒนาก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมอย่างมากมายและเกิดความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ นอกจากนั้นยังเกิดการขยายตัวขององค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดการผลิตวัตถุและเครื่องมือเครื่องจักรต่าง ๆ ขึ้นมาใช้งานแทนแรงงานของมนุษย์และก่อให้เกิดความต้องการเครื่องมือที่จะนำมาช่วยใน การเพิ่มผลผลิต ช่วยในการลดต้นทุน ช่วยเก็บรักษาข้อมูล ช่วยในการประมวลผลข้อมูลที่ดี และสามารถใช้เครื่องมือนั้นในการวิเคราะห์งานขององค์กรต่างๆ ซึ่งนับวันจะเจริญเติบโตและมีความซับซ้อนมากขึ้นก่อให้เกิดผลกำไรสูงขึ้น ดังนั้น นักบัญชีจึงได้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี สามารถช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานลดต้นทุนได้ในระยะยาว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อควบคุมขั้นตอนของงานให้ดีและเกิดประสิทธิภาพ สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อตัดสินใจและแข่งขันกับคู่แข่ง ข้อมูลและรายงานทางบัญชีรวดเร็ว และแม่นยำ สร้างความเชื่อถือต่อบริษัทและลูกค้า และเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับธุรกิจ
คำสำคัญ : ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือก, โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี, ระบบสารสนเทศ
Abstract
In the past There hasn't been much progress in terms of material and technique. As a result, human effort is required for the majority of the task. Humans have progressed over time, resulting in numerous societal changes and technological advancements. There was also an increase in the number of organizations, both public and private. This results in the development of numerous items and machine tools to replace human work, as well as a need for productivity-enhancing equipment. It assists in the processing of excellent information and helps to minimize costs.
Also, that instrument may be used to assess the work of various organizations that are developing and getting more complicated, resulting in increased earnings. Accounting software programs have been utilized by accountants. can assist in reducing duplicate labor and lowering data security expenses in the long term To be able to efficiently manage the work process and evaluate data in order to make choices and compete with rivals. Accounting data and reports that are timely and accurate help to create confidence between the firm and its consumers. as well as to project a positive image for the company
Keywords : factor of selection, Accounting software, Information technology
บทนำ
ในอดีตนักบัญชีมีการจัดทำบัญชีด้วยมือ (Manual Accounting System) ข้อมูลที่ได้มักเกิดข้อผิดพลาด ล่าช้า ในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง ข้อมูลทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขันในการประกอบธุรกิจจึงได้มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลง โดยมีการนำาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วย คือ ระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาประยุกต์ใช้กับงานบัญชีโดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วย ให้ข้อมูลที่ผู้บริหารได้รับมีความถูกและเชื่อถือได้ รวมทั้งรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์และนำไปใช้ในการตัดสินใจด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการรับข้อมูลนำาเข้าประมวลผล จัดทำรายงานทางการเงิน และรายงานเพื่อการบริหารเสนอต่อผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องประโยชน์ที่ได้รับจากการนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้มีอยู่หลายประการ เช่นทำให้กิจการทราบฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา การปฏิบัติงานด้านบัญชีมีความสะดวก และถูกต้องแม่นยำามากขึ้น ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลมาใช้ในการบริหารงานได้ตลอดเวลา เป็นต้น กิจการสามารถจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีได้โดยการพัฒนาขึ้นมาใช้เองในกิจการ หรือจัดซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่บริษัทผู้ผลิตพัฒนาโปรแกรมเพื่อจำาหน่ายในท้องตลาดซึ่งมีให้เลือกเป็นจำนวนมาก แม้ว่าการนำ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมีประโยชน์มาก แต่ในประเทศไทยองค์กรธุรกิจจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่ได้นำเอาโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ในหน่วยงานอย่างจริงจัง จึงเป็นไปได้ว่าหน่วยงานเหล่านั้นยังไม่ทราบถึงประโยชน์ หรือไม่เป็นถึงความจำเป็น หรืออาจพบปัญหาในการนำาเอาโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ รวมทั้งการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสมอาจหมายถึงความสูญเสียทั้งเงินและเวลา รวมทั้งอาจเกิดความผิดพลาดต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและส่งผลให้เกิดความผิดพลาดต่อการบริหาร
ดังนั้น การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับผู้ใช้งานนั้นและสามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรธุรกิจได้จึงมีความสำคัญ การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีจะก่อให้เกิดประโยชน์ทั้งบุคลากร เกิดประโยชน์ในการลงทุนประหยัดเวลาในการทำงาน การบริหารธุรกิจการควบคุมภายในที่ดี เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์
1. เพื่อศึกษาคุณสมบัติโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีขององค์กรธุรกิจ
2. เพื่อศึกษาปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ความหมายของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System: AIS) หมายถึงระบบที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นมาเพื่อประมวลผลข้อมูลทางการเงิน (Financial Data) ด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจสำหรับผู้ใช้ สารสนเทศที่ได้จะเป็นได้ทั้งรายงานที่เป็นตัวเงินและรายงานที่ไม่เป็นตัวเงิน ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ภายในองค์การเป็นต้น ส่วนบุคคลภายนอกองค์การ เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล คู่แข่งขัน เป็นต้น
2. หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีกิจกรรมหลักที่สำคัญ คือการประมวลผลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) นั่นเองดังนั้นจึงแบ่งหน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชีได้ 5 ประการดังนี้
2.1 การรวบรวมและบันทึกข้อมูล (Data Collection) หน้าที่นี้จะเกี่ยวกับกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นภายในองค์การ การใช้ทรัพยากรในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และผู้รับผิดชอบในกิจกรรมที่เกิดขึ้น เพื่อใช้ในการจัดการภายในองค์การ และให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นได้ การรวบรวมข้อมูลจะเกิดขึ้นในขั้นตอนการนำข้อมูลเข้าโดยจะเกี่ยวข้องกับการคัดเลือกข้อมูล การพิมพ์ข้อมูลจากแบบฟอร์มต่าง ๆ เข้าสู่คอมพิวเตอร์ ตลอดจนการตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เข้าสู่ระบบนั้นถูกต้องเชื่อถือได้ และสมบูรณ์ครบถ้วน เช่น การบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นประจำวันเข้าสู่ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นต้น
2.2 การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หน้าที่นี้จะมีหลายกิจกรรมที่เกิดขึ้นเพื่อแปลงข้อมูลที่เข้าสู่ระบบแล้วให้เป็นสารสนเทศที่ใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนงานและควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์การได้โดยจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การจำแนกประเภทข้อมูลที่รวบรวมได้ (Classifying) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดกลุ่มข้อมูลที่มีลักษณะเหมือนกัน(Batching) การคำนวณข้อมูล(Calculating) การสรุปผล (Summarizing) เป็นต้น ในการประมวลผลข้อมูลรายการขาย รายการที่บันทึกเข้าสู่ระบบนั้นจะต้องมีรหัสสินค้าเพื่อนำไปจำแนกประเภทของสินค้า มีปริมาณสินค้าที่จะนำมาคูณกับราคาขายเพื่อคำนวณยอดหนี้ค่าสินค้าที่ลูกค้าจะต้องชำระให้แก่ธุรกิจ และพิมพ์ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับสินค้า (Invoice) เมื่อสิ้นวันและเรียงลำดับข้อมูลรายการขายตามเลขที่ของลูกค้าหลังจากนั้นจะมีการสรุปยอดขายสินค้าแต่ละประเภทและบันทึกบัญชี และสุดท้ายอาจมีการเปรียบเทียบยอดขายของวันนี้กับเมื่อวานนี้พร้อมบันทึกผลต่างไว้เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์ต่อไป
2.3 การจัดการข้อมูล (Data Management) หน้าที่ของการจัดการข้อมูลที่ได้ภายหลังจากการประมวลผลแล้วประกอบด้วย 3 กิจกรรม ได้แก่ การเก็บข้อมูล การปรับปรุงข้อมูลและการค้นคืนหรือดึงข้อมูลมาใช้
2.3.1 การเก็บข้อมูล (Storing) หลังจากที่มีการประมวลผลข้อมูลจนได้สารสนเทศแล้ว ระบบจะต้องมีการเก็บข้อมูลซึ่งธุรกิจต้องนำมาใช้ต่อเนื่องไว้ในแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูล ทั้งนี้เพื่อจะไปใช้อ้างอิงหรือใช้งานได้อีกในอนาคต
2.3.2 การปรับปรุงข้อมูล (Updating) เมื่อมีเหตุการณ์หรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบ ทำให้ต้องมีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เช่น ยอดลูกหนี้ทางการค้าจะต้องมีการปรับปรุงให้เพิ่มมากขึ้นเมื่อมีลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าเพิ่มขึ้น เป็นต้น
2.3.3 การค้นคืนหรือดึงข้อมูลมาใช้ (Retrieving) เมื่อต้องการประมวลผลข้อมูลใหม่ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากมีการเปลี่ยนแปลงรายการที่เกี่ยวข้องหรือต้องการนำไปประมวลผลในเรื่องอื่นๆ หรือต้องการจัดทำรายงานให้แก่ผู้ใช้เพิ่มเติมอีก จึงจะต้องมีการค้นคืนข้อมูลหรือเรียกดึงข้อมูลที่เก็บไว้ออกมา
2.4 การควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and DataSecurity) หน้าที่นี้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ คือ
2.4.1 เพื่อดูแลรักษาความปลอดภัยในสินทรัพย์ของธุรกิจซึ่งรวมถึงข้อมูลด้วย
2.4.2 เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องเชื่อถือได้ และมีการประมวลผล
ข้อมูลที่ถูกต้องเหมาะสม ระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการนำเทคนิคและวิธีปฎิบัติต่าง ๆ มาใช้เพื่อให้มีการควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เหมาะสมเพียงพอ เทคนิคที่ธุรกิจอาจนำมาใช้ในระบบ เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้าโดยโปรแกรมที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ร่วมกับการปฏิบัติงานของผู้บันทึกข้อมูลการกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานต้องระบุหมายเลขประจำตัวและรหัสผ่าน (Password) ก่อนเข้าใช้งานระบบ เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องเข้าไปเรียกใช้ข้อมูลได้ เป็นต้น
2.5 การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation) หน้าที่นี้เป็นการให้ผลลัพธ์ (Output)จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ ซึ่งสารสนเทศนั้นอาจจะเป็นรายงานแบบฟอร์ม หรือเอกสารส่งถึงลูกค้า หน้าที่นี้จะประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งการแปลความหมายของสารสนเทศที่ได้ เช่น การพิมพ์รายงานสรุปผลรวมข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลในแต่ละวัน เป็นต้น ตลอดจนการนำเสนอรายงาน
หรือสารสนเทศที่ทำให้ผู้ใช้เข้าใจได้ง่ายขึ้น เช่นรายงานเป็นกราฟที่แสดงแนวโน้มของข้อมูลจากการขาย เป็นต้น
ปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
1. วิธีการผ่านรายการ (Posting Method) ในระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ประมวล ผลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ การผ่านรายการแบบกลุ่ม (Batch Posting Transaction) และการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง (Real Time Posting Transaction) วิธีการผ่านรายการทั้ง 2 ประเภทนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสียกล่าวคือการผ่านรายการแบบกลุ่มสามารถควบคุมไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการประมวลผลได้ดีกว่าการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงเนื่องจากการผ่านรายการ แบบกลุ่มสามารถควบคุมด้วยการตรวจสอบยอดรวมของกลุ่มรายการ (Batch Control Totals) ทำให้ผู้ใช้ข้อมูลมั่นใจในเรื่องของความถูกต้องได้ในระดับหนึ่ง แต่ในด้านความปัจจุบันข้อมูลจะมีน้อยกว่าการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงส่วนการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงนั้นไม่สามารถใช้วิธีการตรวจสอบยอดรวมของกลุ่มรายการได้เพราะข้อมูลที่นำเข้าจะผ่านรายการไปประมวลผลทันทีข้อมูลของการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงทันสมัยอยู่ตลอดเวลา แต่กิจการจะเกิดค่าใช้จ่ายในการผ่านรายการ มากกว่า การผ่านรายการแบบกลุ่ม เพราะต้องใช้บุคลากรและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นการที่กิจการจะเลือกให้มีการผ่านรายการด้วยวิธีใดในโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้นควรพิจารณาถึงความเหมาะสมกับการใช้งานของธุรกิจแต่ละประเภทรวมทั้งความ
เหมาะสมกับระบบงานแต่ละระบบด้วย เช่นในกิจการค้าปลีก กิจการโรงพยาบาล กิจการสายการบิน นั้นมีความจำเป็นต้องทราบการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขของสินค้าคงเหลืออยู่ตลอดเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา ดังนั้น วิธีการผ่านรายการของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีในโมดูลของระบบสินค้าคงเหลือของกิจการค้าปลีก กิจการโรงพยาบาล และกิจการสายการบิน จึงควรเป็นการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง ส่วนในโมดูลของระบบบัญชีเงินเดือน และโมดูลของระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวรนั้น ไม่จำเป็นที่ต้องใช้วิธีการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง เนื่องจากรายการค้าเกี่ยวกับเงินเดือน และรายการค้าเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร นั้น ไม่ต้องการความเร่งด่วนในการผ่านรายการไปปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยดังนั้น ในโมดูลของระบบบัญชีเงินเดือน และโมดูลของระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวรจึงควรใช้วิธีการผ่านรายการแบบกล่ม
2. หลักฐานการตรวจสอบ (Audit Trials) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดี ควรมีชุดคำสั่งที่สามารถจัดทำหลักฐานการตรวจสอบเพื่อให้ผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจสอบภายในสามารถติดตามหาหลักฐานการบันทึกรายการค้าจนถึงการจัดทำรายงานการเงิน หรือย้อนรายการค้นหาโดยเริ่มต้นจากรายงานการเงินกลับไปหาหลักฐานการบันทึกรายการค้าได้ นอกจากนี้ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรอนุญาตให้ผู้ใช้ (Users) สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในยอดคงเหลือของบัญชีแต่ละบัญชีตั้งแต่ยอดคงเหลือต้นงวดจนถึงยอดคงเหลือปลายงวดได้ ซึ่งหลักฐานการตรวจสอบนี้ อาจพิมพ์ออกทางแผ่นกระดาษ หรือพิมพ์ออกทางหน้าจอภาพ นอกจากนี้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรกำหนดเลขที่ของรายการค้าแต่ละรายการที่นำเข้ามาบันทึกด้วย และเมื่อมีการจัดพิมพ์รายละเอียดของรายการค้าออกมา รายการค้าแต่ละรายการต้องมีเลขที่ของรายการค้าจัดพิมพ์มาเรียงตามลำดับก่อน-หลังของการเกิดรายการด้วย
3. ความครบถ้วนของบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวัน (Ledger and Journal) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ควรมีบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันให้ครบถ้วนเหมาะสมกับขนาดและประเภทของกิจการที่คาดว่าจะขยายตัวต่อไปในอนาคต ในกระบวนการตัดสินใจเลือกพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปหรือกระบวนการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากแหล่งภายนอกนั้น นักบัญชีต้องพิจารณาว่า ธุรกิจของตน
เป็นธุรกิจประเภทใด บัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันชนิดใดควรมีไว้ใช้ในกิจการทั้งในปัจจุบันและในอนาคต เช่น ในกิจการที่ดำเนินธุรกิจซื้อมา – ขายไป ไม่จำเป็นต้องมีบัญชีวัตถุดิบ และบัญชีงานระหว่างทำเป็นต้น แต่ถ้าในอนาคตกิจการมีแผนการเพิ่มสายธุรกิจโดยดำเนินธุรกิจการผลิตด้วย โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของกิจการจำเป็นต้องมีบัญชีวัถตุดิบและบัญชีงานระหว่างทำ มิฉะนั้นในเวลาที่ต้องบันทึกรายการค้าของสายธุรกิจที่เพิ่มขึ้น โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีอยู่จะใช้งานไม่ได้ กิจการต้องทำการพัฒนาใหม่หรือจัดซื้อใหม่ทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกมากโดยไม่จำเป็น
4. ความสัมพันธ์เชื่อมโยงของข้อมูลในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล (Data Flow Amomg Modules) โมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูลควรเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันได้ เพื่อให้กิจการสามารถบริหารงานได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โมดูลของระบบบัญชีลูกหนี้ควรเชื่อมโยงกับโมดูลของระบบบัญชีสินค้าคงเหลือ โมดูลของระบบการวิเคราะห์การตลาด และโมดูลของระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ส่วนโมดูลของระบบเงินเดือนควรเชื่อมโยงกับโมดูลของระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และโมดูลระบบบัญชีเช็คและเงินฝากธนาคาร เป็นต้นนอกจากนี้ภายในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูลควรสามารถถ่ายโอนข้อมูลจากสมุดรายวันไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องได้ เช่น การถ่ายโอนข้อมูลจากสมุดรายวันขายไปยังบัญชีขาย เป็นต้น ความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล รวมทั้งความสามารถในการเชื่อมโยงของข้อมูลภายในโมดูลนั้น นอกจากจะมีประโยชน์ทำให้บริหารงานการตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วแล้ว ยังมีประโยชน์ในแง่หลักฐานการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน และเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรอีกด้วย ในกรณีที่กิจการใช้วิธีการจัดซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีจากแหล่งภายนอกนั้น กิจการอาจเลือกซื้อโมดูลย่อยแต่ละโมดูลซึ่งโมดูลเหล่านี้เป็นอิสระจากกันแต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลในภายหลังได้ กับ เลือกซื้อโมดูลย่อยที่เป็นอิสระจากกันแต่ไม่26สามารถเชื่อมโยงข้อมูล
ระหว่างโมดูลในภายหลังได้ และถ้ากิจการต้องการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลก็ต้องซื้อทุกโมดูลไปพร้อมกัน เช่น ถ้าต้องการให้ข้อมูลในระบบบัญชีลูกหนี้เชื่อมโยงกับระบบบัญชีสินค้าคงเหลือก็ต้องซื้อโมดูลระบบบัญชีลูกหนี้และโมดูลระบบบัญชีสินค้าคงเหลือพร้อมกันเป็นต้น การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนี้ถ้าซื้อมาเป็นบางโมดูลจากผู้ขายต่างรายกันอาจก่อให้เกิดปัญหากับกิจการได้ เนื่องจากอาจเกิดกรณีที่ไม่สามารถโอนถ่ายข้อมูลจากโมดูลของระบบบัญชีหนึ่งไปยังโมดูลของอีกระบบบัญชีหนึ่งได้ เพราะระบบบัญชีของผู้ขายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีแต่ละรายไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้
5. การควบคุมภายใน (Internal Control) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรมีระบบการควบคุมภายในทั้งในด้านการควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล และการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล เพื่อเพิ่มความถูกต้อง ครบถ้วนและเชื่อถือได้ของสารสนเทศทางการบัญชี รวมทั้งต้องให้ความมั่นใจว่าโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้น ได้มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ เช่น ในการควบคุมการนำเข้านั้น ควรมีการตรวจสอบการป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิสามารถนำเข้าข้อมูลเข้าถึงข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลแก้ไขเปลี่ยงแปลงข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล รวมทั้งควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้าด้วยการใช้โปรแกรมการตรวจสอบ ส่วนการควบคุมการประมวลผลนั้น ควรกำหนดให้มีการตรวจสอบกระบวนการทำงานแต่ละขั้นตอน (Electronic Checklists) อยู่ตลอดเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผู้ใช้จะได้รับสารสนเทศ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลที่ครบถ้วน ถูกต้องและเชื่อถือได้ สำหรับวิธีการตรวจสอบนั้นควรตรวจสอบด้วยโปรแกรมการตรวจสอบ สำหรับการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล ควรมีการตรวจสอบในแง่ของความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้รับว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เช่น รายงานการเงินสามารถพิมพ์ออกมาได้ถึงแม้ว่ายังไม่มีการผ่านรายการหรือไม่ ชุดคำสั่งงานสามารถปิดบัญชีได้ถึงแม้ว่ายังไม่มีการพิมพ์ตัวเลขในสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทออกมาหรือไม่ รวมทั้งในรายงาน
การเงินนั้นมีการพิมพ์วันที่ และเวลาที่จัดทำรายงานการเงินออกมาทุกครั้งหรือไม่ เป็นต้น ในกรณีที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอนุญาตให้พิมพ์รายงานทางการเงินออกมาได้ในขณะที่ยังไม่ผ่านรายการและอนุญาตให้ปิดบัญชีได้แม้ว่ายังไม่มีการพิมพ์ตัวเลขในสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทออกมาให้เห็นนั้น กิจการควรแก้ไขปรับปรุงโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการกำหนดให้ชุดคำสั่งงานส่งสัญญาณเตือนให้ทราบ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการปฏิบัติงานเมื่อมีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น เป็นต้น การที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมีโปรแกรมสั่งให้พิมพ์วันที่ และเวลาที่จัดทำรายงานการเงินออกมาทุกครั้งนั้น ถือว่าวันที่และเวลาดังกล่าวเป็นสิ่งที่ใช้ในการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลที่มีประโยชน์ เพราะผู้ใช้สารสนเทศจะได้ทราบว่าเป็นสารสนเทศที่ได้จัดทำขึ้นเมื่อใด เวลาใด
และสามารถใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบย้อนกลับไปหาเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องในวันและเวลาเดียวกันได้
6. ความสามารถในการจัดทำรายงาน (Reporting Capabilities) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศทางการบัญชี นั้นแบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือส่วนแรกเป็นส่วนที่จัดทำและนำเสนอให้กับผู้ใช้ภายนอก เช่น ผู้ถือหุ้น กรมสรรพากร และผู้ที่สนใจ เป็นต้น และส่วนที่สองเป็นส่วนที่จัดทำและนำเสนอต่อผู้ใช้ภายในกิจการ เช่นผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องเป็นต้น โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีต้องสามารถนำข้อมูลจากแหล่งเดียวกันมาจัดทำรายงานให้เหมาะสมแก่ผู้ใช้ภายนอก และผู้ใช้ภายใน เช่น งบทดลอง, งบดุลหรืองบกำไรขาดทุน เป็นต้น
7. คู่มือการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา (User Documentationand Support) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรมีคู่มือการปฏิบัติงานให้กับผู้ใช้ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ควรเขียนให้ง่ายต่อการอ่าน และการปฏิบัติตามในการติดตั้งโปรแกรม(Installing) การปฏิบัติการ (Operating) และการควบคุม (Controlling) ระบบรวมทั้งควรมีตัวอย่างและรายละเอียดการปฏิบัติงานในแต่ละหน้าจอภาพ (Screen) นอกจากนี้ในคู่มือควรอธิบายความหมายของข้อความที่แสดงบนจอภาพที่ชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และควรระบุถึงวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมด้วยอนึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ผลิตโดยผู้ขายบางรายอาจมีคำช่วยอธิบายปรากฎทางหน้าจอภาพ (On-Line Help Screen) เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้เพิ่มเติมจากการมีคู่มือการปฏิบัติงานอีกด้วย
8. ความง่ายและความคล่องตัวในการใช้งาน (Ease of Use and Flexibility)โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรมีระบบที่ใช้งานง่าย (User Friendly) เช่นออกแบบให้สามารถใช้งานบน Windows ได้มีคำช่วยอธิบายบนหน้าจอภาพ รวมทั้งมีระบบที่ผู้ใช้สามารถสื่อสารกับตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และได้รับการตอบสนองโดยทันทีอย่างรวดเร็ว และมีความคล่องตัวในการใช้งานตามความต้องการที่เปลี่ยนไปของกิจการ การเปลี่ยนแปลงนโยบายบัญชี หรือการเปลี่ยนแปลงทางกฏหมายภาษีอากร ด้วยการเขียนโปรแกรมเป็นทางเลือก (Option) เอาไว้ให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ได้ตามต้องการเปลี่ยนมาใช้
สรุป
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเขtามาชaวยใหtประสิทธิภาพในการบริหารองคqกรของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมในประเทศไทย โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึงระบบที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นมาเพื่อประมวลผลข้อมูลทางการเงิน (Financial Data) ด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจสำหรับผู้ใช้ ซึ่งสารสนเทศที่ได้จะเป็นได้ทั้งรายงานที่เป็นตัวเงินและรายงานที่ไม่เป็นตัวเงิน ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ภายในองค์การเป็นต้น ส่วนบุคคลภายนอกองค์การ เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล คู่แข่งขัน เป็นต้น และปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี ประกอบด้วย 8 ข้อ คือ 1. วิธีการผaานรายการ 2. หลักฐานการตรวจสอบ 3. ความครบถ้วนของบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวัน 4. ความสัมพันธ์เชื่อมโยงของข้อมูลในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล
5. การควบคุมภายใน 6. ความสามารถในการจัดทำรายงาน 7. คู่มือการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา และ 8. ความง่ายและความคล่องตัวในการใช้งาน โปรแกรมสำเร็จรูปทางการจึงเข้ามาช่วยกระบวนการจัดทำบัญชีที่รวดเร็ว มีขอบเขตและความครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร มีการจัดทารายงานที่ดีขึ้นและสามารถตรวจสอบไดtทุกเวลา ชaวยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารองคqกรของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมในประเทศไทยให้เพิ่มมากขึ้น
ข้อเสนอแนะ
ผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรศึกษาให้เข้าใจเหตุผลและปัจจัยที่บุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วนจำกัด และบริษัท ใช้ในการพิจารณาเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี เช่น บริษัทที่โครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อนรวมทั้งมีหน่วยงานที่กระจายอยู่ในภูมิภาคทั้งในและต่างประเทศ ในขณะที่ห้างหุ้นส่วนหรือคณะบุคคลจะจัดทำบัญชีขององค์การที่มีโครงสร้างองค์การเป็นแบบพื้นฐานจึงให้ความสำคัญกับปัจจัยในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีแตกต่างกัน ดังนั้นผู้ผลิตหรือจำหน่ายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรออกแบบโปรแกรมสำเร็จรูป
ในอดีตที่ผ่านมา ความเจริญก้าวหน้าทางด้านวัตถุและเทคโนโลยียังไม่มากนัก จึงทำให้การทำงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแรงงานมนุษย์ ต่อมามนุษย์ได้มีการพัฒนาก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมอย่างมากมายและเกิดความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ นอกจากนั้นยังเกิดการขยายตัวขององค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดการผลิตวัตถุและเครื่องมือเครื่องจักรต่าง ๆ ขึ้นมาใช้งานแทนแรงงานของมนุษย์และก่อให้เกิดความต้องการเครื่องมือที่จะนำมาช่วยใน การเพิ่มผลผลิต ช่วยในการลดต้นทุน ช่วยเก็บรักษาข้อมูล ช่วยในการประมวลผลข้อมูลที่ดี และสามารถใช้เครื่องมือนั้นในการวิเคราะห์งานขององค์กรต่างๆ ซึ่งนับวันจะเจริญเติบโตและมีความซับซ้อนมากขึ้นก่อให้เกิดผลกำไรสูงขึ้น ดังนั้น นักบัญชีจึงได้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี สามารถช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานลดต้นทุนได้ในระยะยาว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อควบคุมขั้นตอนของงานให้ดีและเกิดประสิทธิภาพ สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อตัดสินใจและแข่งขันกับคู่แข่ง ข้อมูลและรายงานทางบัญชีรวดเร็ว และแม่นยำ สร้างความเชื่อถือต่อบริษัทและลูกค้า และเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับธุรกิจ
คำสำคัญ : ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือก, โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี, ระบบสารสนเทศ
Abstract
In the past There hasn't been much progress in terms of material and technique. As a result, human effort is required for the majority of the task. Humans have progressed over time, resulting in numerous societal changes and technological advancements. There was also an increase in the number of organizations, both public and private. This results in the development of numerous items and machine tools to replace human work, as well as a need for productivity-enhancing equipment. It assists in the processing of excellent information and helps to minimize costs.
Also, that instrument may be used to assess the work of various organizations that are developing and getting more complicated, resulting in increased earnings. Accounting software programs have been utilized by accountants. can assist in reducing duplicate labor and lowering data security expenses in the long term To be able to efficiently manage the work process and evaluate data in order to make choices and compete with rivals. Accounting data and reports that are timely and accurate help to create confidence between the firm and its consumers. as well as to project a positive image for the company
Keywords : factor of selection, Accounting software, Information technology
บทนำ
ในอดีตนักบัญชีมีการจัดทำบัญชีด้วยมือ (Manual Accounting System) ข้อมูลที่ได้มักเกิดข้อผิดพลาด ล่าช้า ในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง ข้อมูลทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขันในการประกอบธุรกิจจึงได้มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลง โดยมีการนำาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วย คือ ระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาประยุกต์ใช้กับงานบัญชีโดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วย ให้ข้อมูลที่ผู้บริหารได้รับมีความถูกและเชื่อถือได้ รวมทั้งรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์และนำไปใช้ในการตัดสินใจด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการรับข้อมูลนำาเข้าประมวลผล จัดทำรายงานทางการเงิน และรายงานเพื่อการบริหารเสนอต่อผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องประโยชน์ที่ได้รับจากการนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้มีอยู่หลายประการ เช่นทำให้กิจการทราบฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา การปฏิบัติงานด้านบัญชีมีความสะดวก และถูกต้องแม่นยำามากขึ้น ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลมาใช้ในการบริหารงานได้ตลอดเวลา เป็นต้น กิจการสามารถจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีได้โดยการพัฒนาขึ้นมาใช้เองในกิจการ หรือจัดซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่บริษัทผู้ผลิตพัฒนาโปรแกรมเพื่อจำาหน่ายในท้องตลาดซึ่งมีให้เลือกเป็นจำนวนมาก แม้ว่าการนำ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมีประโยชน์มาก แต่ในประเทศไทยองค์กรธุรกิจจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่ได้นำเอาโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ในหน่วยงานอย่างจริงจัง จึงเป็นไปได้ว่าหน่วยงานเหล่านั้นยังไม่ทราบถึงประโยชน์ หรือไม่เป็นถึงความจำเป็น หรืออาจพบปัญหาในการนำาเอาโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ รวมทั้งการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสมอาจหมายถึงความสูญเสียทั้งเงินและเวลา รวมทั้งอาจเกิดความผิดพลาดต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและส่งผลให้เกิดความผิดพลาดต่อการบริหาร
ดังนั้น การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับผู้ใช้งานนั้นและสามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรธุรกิจได้จึงมีความสำคัญ การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีจะก่อให้เกิดประโยชน์ทั้งบุคลากร เกิดประโยชน์ในการลงทุนประหยัดเวลาในการทำงาน การบริหารธุรกิจการควบคุมภายในที่ดี เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์
1. เพื่อศึกษาคุณสมบัติโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีขององค์กรธุรกิจ
2. เพื่อศึกษาปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ความหมายของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System: AIS) หมายถึงระบบที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นมาเพื่อประมวลผลข้อมูลทางการเงิน (Financial Data) ด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจสำหรับผู้ใช้ สารสนเทศที่ได้จะเป็นได้ทั้งรายงานที่เป็นตัวเงินและรายงานที่ไม่เป็นตัวเงิน ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ภายในองค์การเป็นต้น ส่วนบุคคลภายนอกองค์การ เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล คู่แข่งขัน เป็นต้น
2. หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีกิจกรรมหลักที่สำคัญ คือการประมวลผลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) นั่นเองดังนั้นจึงแบ่งหน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชีได้ 5 ประการดังนี้
2.1 การรวบรวมและบันทึกข้อมูล (Data Collection) หน้าที่นี้จะเกี่ยวกับกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นภายในองค์การ การใช้ทรัพยากรในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และผู้รับผิดชอบในกิจกรรมที่เกิดขึ้น เพื่อใช้ในการจัดการภายในองค์การ และให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นได้ การรวบรวมข้อมูลจะเกิดขึ้นในขั้นตอนการนำข้อมูลเข้าโดยจะเกี่ยวข้องกับการคัดเลือกข้อมูล การพิมพ์ข้อมูลจากแบบฟอร์มต่าง ๆ เข้าสู่คอมพิวเตอร์ ตลอดจนการตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เข้าสู่ระบบนั้นถูกต้องเชื่อถือได้ และสมบูรณ์ครบถ้วน เช่น การบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นประจำวันเข้าสู่ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นต้น
2.2 การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หน้าที่นี้จะมีหลายกิจกรรมที่เกิดขึ้นเพื่อแปลงข้อมูลที่เข้าสู่ระบบแล้วให้เป็นสารสนเทศที่ใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ สามารถนำสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนงานและควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ภายในองค์การได้โดยจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การจำแนกประเภทข้อมูลที่รวบรวมได้ (Classifying) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดกลุ่มข้อมูลที่มีลักษณะเหมือนกัน(Batching) การคำนวณข้อมูล(Calculating) การสรุปผล (Summarizing) เป็นต้น ในการประมวลผลข้อมูลรายการขาย รายการที่บันทึกเข้าสู่ระบบนั้นจะต้องมีรหัสสินค้าเพื่อนำไปจำแนกประเภทของสินค้า มีปริมาณสินค้าที่จะนำมาคูณกับราคาขายเพื่อคำนวณยอดหนี้ค่าสินค้าที่ลูกค้าจะต้องชำระให้แก่ธุรกิจ และพิมพ์ใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับสินค้า (Invoice) เมื่อสิ้นวันและเรียงลำดับข้อมูลรายการขายตามเลขที่ของลูกค้าหลังจากนั้นจะมีการสรุปยอดขายสินค้าแต่ละประเภทและบันทึกบัญชี และสุดท้ายอาจมีการเปรียบเทียบยอดขายของวันนี้กับเมื่อวานนี้พร้อมบันทึกผลต่างไว้เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์ต่อไป
2.3 การจัดการข้อมูล (Data Management) หน้าที่ของการจัดการข้อมูลที่ได้ภายหลังจากการประมวลผลแล้วประกอบด้วย 3 กิจกรรม ได้แก่ การเก็บข้อมูล การปรับปรุงข้อมูลและการค้นคืนหรือดึงข้อมูลมาใช้
2.3.1 การเก็บข้อมูล (Storing) หลังจากที่มีการประมวลผลข้อมูลจนได้สารสนเทศแล้ว ระบบจะต้องมีการเก็บข้อมูลซึ่งธุรกิจต้องนำมาใช้ต่อเนื่องไว้ในแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูล ทั้งนี้เพื่อจะไปใช้อ้างอิงหรือใช้งานได้อีกในอนาคต
2.3.2 การปรับปรุงข้อมูล (Updating) เมื่อมีเหตุการณ์หรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบ ทำให้ต้องมีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เช่น ยอดลูกหนี้ทางการค้าจะต้องมีการปรับปรุงให้เพิ่มมากขึ้นเมื่อมีลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าเพิ่มขึ้น เป็นต้น
2.3.3 การค้นคืนหรือดึงข้อมูลมาใช้ (Retrieving) เมื่อต้องการประมวลผลข้อมูลใหม่ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากมีการเปลี่ยนแปลงรายการที่เกี่ยวข้องหรือต้องการนำไปประมวลผลในเรื่องอื่นๆ หรือต้องการจัดทำรายงานให้แก่ผู้ใช้เพิ่มเติมอีก จึงจะต้องมีการค้นคืนข้อมูลหรือเรียกดึงข้อมูลที่เก็บไว้ออกมา
2.4 การควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and DataSecurity) หน้าที่นี้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ คือ
2.4.1 เพื่อดูแลรักษาความปลอดภัยในสินทรัพย์ของธุรกิจซึ่งรวมถึงข้อมูลด้วย
2.4.2 เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องเชื่อถือได้ และมีการประมวลผล
ข้อมูลที่ถูกต้องเหมาะสม ระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการนำเทคนิคและวิธีปฎิบัติต่าง ๆ มาใช้เพื่อให้มีการควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เหมาะสมเพียงพอ เทคนิคที่ธุรกิจอาจนำมาใช้ในระบบ เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้าโดยโปรแกรมที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ร่วมกับการปฏิบัติงานของผู้บันทึกข้อมูลการกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานต้องระบุหมายเลขประจำตัวและรหัสผ่าน (Password) ก่อนเข้าใช้งานระบบ เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องเข้าไปเรียกใช้ข้อมูลได้ เป็นต้น
2.5 การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation) หน้าที่นี้เป็นการให้ผลลัพธ์ (Output)จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ ซึ่งสารสนเทศนั้นอาจจะเป็นรายงานแบบฟอร์ม หรือเอกสารส่งถึงลูกค้า หน้าที่นี้จะประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งการแปลความหมายของสารสนเทศที่ได้ เช่น การพิมพ์รายงานสรุปผลรวมข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลในแต่ละวัน เป็นต้น ตลอดจนการนำเสนอรายงาน
หรือสารสนเทศที่ทำให้ผู้ใช้เข้าใจได้ง่ายขึ้น เช่นรายงานเป็นกราฟที่แสดงแนวโน้มของข้อมูลจากการขาย เป็นต้น
ปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
1. วิธีการผ่านรายการ (Posting Method) ในระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ประมวล ผลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ การผ่านรายการแบบกลุ่ม (Batch Posting Transaction) และการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง (Real Time Posting Transaction) วิธีการผ่านรายการทั้ง 2 ประเภทนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสียกล่าวคือการผ่านรายการแบบกลุ่มสามารถควบคุมไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการประมวลผลได้ดีกว่าการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงเนื่องจากการผ่านรายการ แบบกลุ่มสามารถควบคุมด้วยการตรวจสอบยอดรวมของกลุ่มรายการ (Batch Control Totals) ทำให้ผู้ใช้ข้อมูลมั่นใจในเรื่องของความถูกต้องได้ในระดับหนึ่ง แต่ในด้านความปัจจุบันข้อมูลจะมีน้อยกว่าการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงส่วนการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงนั้นไม่สามารถใช้วิธีการตรวจสอบยอดรวมของกลุ่มรายการได้เพราะข้อมูลที่นำเข้าจะผ่านรายการไปประมวลผลทันทีข้อมูลของการผ่านรายการแบบเชื่อมตรงทันสมัยอยู่ตลอดเวลา แต่กิจการจะเกิดค่าใช้จ่ายในการผ่านรายการ มากกว่า การผ่านรายการแบบกลุ่ม เพราะต้องใช้บุคลากรและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นการที่กิจการจะเลือกให้มีการผ่านรายการด้วยวิธีใดในโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้นควรพิจารณาถึงความเหมาะสมกับการใช้งานของธุรกิจแต่ละประเภทรวมทั้งความ
เหมาะสมกับระบบงานแต่ละระบบด้วย เช่นในกิจการค้าปลีก กิจการโรงพยาบาล กิจการสายการบิน นั้นมีความจำเป็นต้องทราบการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขของสินค้าคงเหลืออยู่ตลอดเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา ดังนั้น วิธีการผ่านรายการของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีในโมดูลของระบบสินค้าคงเหลือของกิจการค้าปลีก กิจการโรงพยาบาล และกิจการสายการบิน จึงควรเป็นการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง ส่วนในโมดูลของระบบบัญชีเงินเดือน และโมดูลของระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวรนั้น ไม่จำเป็นที่ต้องใช้วิธีการผ่านรายการแบบเชื่อมตรง เนื่องจากรายการค้าเกี่ยวกับเงินเดือน และรายการค้าเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร นั้น ไม่ต้องการความเร่งด่วนในการผ่านรายการไปปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยดังนั้น ในโมดูลของระบบบัญชีเงินเดือน และโมดูลของระบบบัญชีสินทรัพย์ถาวรจึงควรใช้วิธีการผ่านรายการแบบกล่ม
2. หลักฐานการตรวจสอบ (Audit Trials) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดี ควรมีชุดคำสั่งที่สามารถจัดทำหลักฐานการตรวจสอบเพื่อให้ผู้สอบบัญชีและผู้ตรวจสอบภายในสามารถติดตามหาหลักฐานการบันทึกรายการค้าจนถึงการจัดทำรายงานการเงิน หรือย้อนรายการค้นหาโดยเริ่มต้นจากรายงานการเงินกลับไปหาหลักฐานการบันทึกรายการค้าได้ นอกจากนี้ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรอนุญาตให้ผู้ใช้ (Users) สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในยอดคงเหลือของบัญชีแต่ละบัญชีตั้งแต่ยอดคงเหลือต้นงวดจนถึงยอดคงเหลือปลายงวดได้ ซึ่งหลักฐานการตรวจสอบนี้ อาจพิมพ์ออกทางแผ่นกระดาษ หรือพิมพ์ออกทางหน้าจอภาพ นอกจากนี้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรกำหนดเลขที่ของรายการค้าแต่ละรายการที่นำเข้ามาบันทึกด้วย และเมื่อมีการจัดพิมพ์รายละเอียดของรายการค้าออกมา รายการค้าแต่ละรายการต้องมีเลขที่ของรายการค้าจัดพิมพ์มาเรียงตามลำดับก่อน-หลังของการเกิดรายการด้วย
3. ความครบถ้วนของบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวัน (Ledger and Journal) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ควรมีบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันให้ครบถ้วนเหมาะสมกับขนาดและประเภทของกิจการที่คาดว่าจะขยายตัวต่อไปในอนาคต ในกระบวนการตัดสินใจเลือกพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปหรือกระบวนการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากแหล่งภายนอกนั้น นักบัญชีต้องพิจารณาว่า ธุรกิจของตน
เป็นธุรกิจประเภทใด บัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันชนิดใดควรมีไว้ใช้ในกิจการทั้งในปัจจุบันและในอนาคต เช่น ในกิจการที่ดำเนินธุรกิจซื้อมา – ขายไป ไม่จำเป็นต้องมีบัญชีวัตถุดิบ และบัญชีงานระหว่างทำเป็นต้น แต่ถ้าในอนาคตกิจการมีแผนการเพิ่มสายธุรกิจโดยดำเนินธุรกิจการผลิตด้วย โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของกิจการจำเป็นต้องมีบัญชีวัถตุดิบและบัญชีงานระหว่างทำ มิฉะนั้นในเวลาที่ต้องบันทึกรายการค้าของสายธุรกิจที่เพิ่มขึ้น โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีอยู่จะใช้งานไม่ได้ กิจการต้องทำการพัฒนาใหม่หรือจัดซื้อใหม่ทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกมากโดยไม่จำเป็น
4. ความสัมพันธ์เชื่อมโยงของข้อมูลในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล (Data Flow Amomg Modules) โมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูลควรเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันได้ เพื่อให้กิจการสามารถบริหารงานได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โมดูลของระบบบัญชีลูกหนี้ควรเชื่อมโยงกับโมดูลของระบบบัญชีสินค้าคงเหลือ โมดูลของระบบการวิเคราะห์การตลาด และโมดูลของระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ส่วนโมดูลของระบบเงินเดือนควรเชื่อมโยงกับโมดูลของระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และโมดูลระบบบัญชีเช็คและเงินฝากธนาคาร เป็นต้นนอกจากนี้ภายในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูลควรสามารถถ่ายโอนข้อมูลจากสมุดรายวันไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องได้ เช่น การถ่ายโอนข้อมูลจากสมุดรายวันขายไปยังบัญชีขาย เป็นต้น ความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล รวมทั้งความสามารถในการเชื่อมโยงของข้อมูลภายในโมดูลนั้น นอกจากจะมีประโยชน์ทำให้บริหารงานการตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วแล้ว ยังมีประโยชน์ในแง่หลักฐานการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน และเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรอีกด้วย ในกรณีที่กิจการใช้วิธีการจัดซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีจากแหล่งภายนอกนั้น กิจการอาจเลือกซื้อโมดูลย่อยแต่ละโมดูลซึ่งโมดูลเหล่านี้เป็นอิสระจากกันแต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลในภายหลังได้ กับ เลือกซื้อโมดูลย่อยที่เป็นอิสระจากกันแต่ไม่26สามารถเชื่อมโยงข้อมูล
ระหว่างโมดูลในภายหลังได้ และถ้ากิจการต้องการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลก็ต้องซื้อทุกโมดูลไปพร้อมกัน เช่น ถ้าต้องการให้ข้อมูลในระบบบัญชีลูกหนี้เชื่อมโยงกับระบบบัญชีสินค้าคงเหลือก็ต้องซื้อโมดูลระบบบัญชีลูกหนี้และโมดูลระบบบัญชีสินค้าคงเหลือพร้อมกันเป็นต้น การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนี้ถ้าซื้อมาเป็นบางโมดูลจากผู้ขายต่างรายกันอาจก่อให้เกิดปัญหากับกิจการได้ เนื่องจากอาจเกิดกรณีที่ไม่สามารถโอนถ่ายข้อมูลจากโมดูลของระบบบัญชีหนึ่งไปยังโมดูลของอีกระบบบัญชีหนึ่งได้ เพราะระบบบัญชีของผู้ขายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีแต่ละรายไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้
5. การควบคุมภายใน (Internal Control) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรมีระบบการควบคุมภายในทั้งในด้านการควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล และการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล เพื่อเพิ่มความถูกต้อง ครบถ้วนและเชื่อถือได้ของสารสนเทศทางการบัญชี รวมทั้งต้องให้ความมั่นใจว่าโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้น ได้มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ เช่น ในการควบคุมการนำเข้านั้น ควรมีการตรวจสอบการป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิสามารถนำเข้าข้อมูลเข้าถึงข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลแก้ไขเปลี่ยงแปลงข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล รวมทั้งควรมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้าด้วยการใช้โปรแกรมการตรวจสอบ ส่วนการควบคุมการประมวลผลนั้น ควรกำหนดให้มีการตรวจสอบกระบวนการทำงานแต่ละขั้นตอน (Electronic Checklists) อยู่ตลอดเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผู้ใช้จะได้รับสารสนเทศ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลที่ครบถ้วน ถูกต้องและเชื่อถือได้ สำหรับวิธีการตรวจสอบนั้นควรตรวจสอบด้วยโปรแกรมการตรวจสอบ สำหรับการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล ควรมีการตรวจสอบในแง่ของความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้รับว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ เช่น รายงานการเงินสามารถพิมพ์ออกมาได้ถึงแม้ว่ายังไม่มีการผ่านรายการหรือไม่ ชุดคำสั่งงานสามารถปิดบัญชีได้ถึงแม้ว่ายังไม่มีการพิมพ์ตัวเลขในสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทออกมาหรือไม่ รวมทั้งในรายงาน
การเงินนั้นมีการพิมพ์วันที่ และเวลาที่จัดทำรายงานการเงินออกมาทุกครั้งหรือไม่ เป็นต้น ในกรณีที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอนุญาตให้พิมพ์รายงานทางการเงินออกมาได้ในขณะที่ยังไม่ผ่านรายการและอนุญาตให้ปิดบัญชีได้แม้ว่ายังไม่มีการพิมพ์ตัวเลขในสมุดรายวันหรือบัญชีแยกประเภทออกมาให้เห็นนั้น กิจการควรแก้ไขปรับปรุงโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นการกำหนดให้ชุดคำสั่งงานส่งสัญญาณเตือนให้ทราบ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการปฏิบัติงานเมื่อมีเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น เป็นต้น การที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมีโปรแกรมสั่งให้พิมพ์วันที่ และเวลาที่จัดทำรายงานการเงินออกมาทุกครั้งนั้น ถือว่าวันที่และเวลาดังกล่าวเป็นสิ่งที่ใช้ในการควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลที่มีประโยชน์ เพราะผู้ใช้สารสนเทศจะได้ทราบว่าเป็นสารสนเทศที่ได้จัดทำขึ้นเมื่อใด เวลาใด
และสามารถใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบย้อนกลับไปหาเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องในวันและเวลาเดียวกันได้
6. ความสามารถในการจัดทำรายงาน (Reporting Capabilities) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศทางการบัญชี นั้นแบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือส่วนแรกเป็นส่วนที่จัดทำและนำเสนอให้กับผู้ใช้ภายนอก เช่น ผู้ถือหุ้น กรมสรรพากร และผู้ที่สนใจ เป็นต้น และส่วนที่สองเป็นส่วนที่จัดทำและนำเสนอต่อผู้ใช้ภายในกิจการ เช่นผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องเป็นต้น โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีต้องสามารถนำข้อมูลจากแหล่งเดียวกันมาจัดทำรายงานให้เหมาะสมแก่ผู้ใช้ภายนอก และผู้ใช้ภายใน เช่น งบทดลอง, งบดุลหรืองบกำไรขาดทุน เป็นต้น
7. คู่มือการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา (User Documentationand Support) โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรมีคู่มือการปฏิบัติงานให้กับผู้ใช้ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ควรเขียนให้ง่ายต่อการอ่าน และการปฏิบัติตามในการติดตั้งโปรแกรม(Installing) การปฏิบัติการ (Operating) และการควบคุม (Controlling) ระบบรวมทั้งควรมีตัวอย่างและรายละเอียดการปฏิบัติงานในแต่ละหน้าจอภาพ (Screen) นอกจากนี้ในคู่มือควรอธิบายความหมายของข้อความที่แสดงบนจอภาพที่ชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน และควรระบุถึงวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมด้วยอนึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ผลิตโดยผู้ขายบางรายอาจมีคำช่วยอธิบายปรากฎทางหน้าจอภาพ (On-Line Help Screen) เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้เพิ่มเติมจากการมีคู่มือการปฏิบัติงานอีกด้วย
8. ความง่ายและความคล่องตัวในการใช้งาน (Ease of Use and Flexibility)โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดีควรมีระบบที่ใช้งานง่าย (User Friendly) เช่นออกแบบให้สามารถใช้งานบน Windows ได้มีคำช่วยอธิบายบนหน้าจอภาพ รวมทั้งมีระบบที่ผู้ใช้สามารถสื่อสารกับตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และได้รับการตอบสนองโดยทันทีอย่างรวดเร็ว และมีความคล่องตัวในการใช้งานตามความต้องการที่เปลี่ยนไปของกิจการ การเปลี่ยนแปลงนโยบายบัญชี หรือการเปลี่ยนแปลงทางกฏหมายภาษีอากร ด้วยการเขียนโปรแกรมเป็นทางเลือก (Option) เอาไว้ให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ได้ตามต้องการเปลี่ยนมาใช้
สรุป
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเขtามาชaวยใหtประสิทธิภาพในการบริหารองคqกรของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมในประเทศไทย โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึงระบบที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นมาเพื่อประมวลผลข้อมูลทางการเงิน (Financial Data) ด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจสำหรับผู้ใช้ ซึ่งสารสนเทศที่ได้จะเป็นได้ทั้งรายงานที่เป็นตัวเงินและรายงานที่ไม่เป็นตัวเงิน ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม คือ บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ภายในองค์การเป็นต้น ส่วนบุคคลภายนอกองค์การ เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล คู่แข่งขัน เป็นต้น และปัจจัยในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี ประกอบด้วย 8 ข้อ คือ 1. วิธีการผaานรายการ 2. หลักฐานการตรวจสอบ 3. ความครบถ้วนของบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวัน 4. ความสัมพันธ์เชื่อมโยงของข้อมูลในโมดูลของระบบบัญชีแต่ละโมดูล
5. การควบคุมภายใน 6. ความสามารถในการจัดทำรายงาน 7. คู่มือการปฏิบัติงาน การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา และ 8. ความง่ายและความคล่องตัวในการใช้งาน โปรแกรมสำเร็จรูปทางการจึงเข้ามาช่วยกระบวนการจัดทำบัญชีที่รวดเร็ว มีขอบเขตและความครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร มีการจัดทารายงานที่ดีขึ้นและสามารถตรวจสอบไดtทุกเวลา ชaวยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารองคqกรของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมในประเทศไทยให้เพิ่มมากขึ้น
ข้อเสนอแนะ
ผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรศึกษาให้เข้าใจเหตุผลและปัจจัยที่บุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วนจำกัด และบริษัท ใช้ในการพิจารณาเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี เช่น บริษัทที่โครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อนรวมทั้งมีหน่วยงานที่กระจายอยู่ในภูมิภาคทั้งในและต่างประเทศ ในขณะที่ห้างหุ้นส่วนหรือคณะบุคคลจะจัดทำบัญชีขององค์การที่มีโครงสร้างองค์การเป็นแบบพื้นฐานจึงให้ความสำคัญกับปัจจัยในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีแตกต่างกัน ดังนั้นผู้ผลิตหรือจำหน่ายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีควรออกแบบโปรแกรมสำเร็จรูป
บรรณานุกรม
เกรียงศักดิ์และคณะ (2545). ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี สำหรับกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมในเขตกรุงเทพมหานคร. โครงการวิจัยสำหรับนักศึกษาปริญญาโท คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี. มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ชดารัตน์ กังวานธรรมกุล (2548). การวิเคราะห์องค์ประกอบที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเขตกรุงเทพมหานคร. ครุศาสตร์อุตสาหกรรมมหาบัณฑิต สาขาวิชาคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะครุศาสตร์อุตสาหกรรมและเทคโนโลยี. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี
ชุติมา คลองประทีปผล (2549). ปัจจัยที่มีอิทธิพลในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีสำหรับบริษัทจำกัดที่จดทะเบียนในประเทศไทย. โครงการปริญญาโททางการบัญชี (MAP) บัญชีมหาบัณฑิต คณะพาณิชยศาสตรqและการบัญชี. มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ณัฐพร เห็นเจริญเลิศ (2548). ความหมายและวัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี. เอกสารการสอนชุดวิชา คอมพิวเตอร์กับการบัญชี หน่วยที่ 2 หน้า 7. นนทบุรี.มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
ดุจดาว ดวงสว่าง,นภาพร ทองอินทร์, ศิริกาญจน์ สมตัวและสลักจิต ศรีเมฆ (2549). ปัจจัยที่มีผลต่อการตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของสำนักงานรับจัดทำบัญชีกรณีศึกษา สำนักงานบัญชีในเขตอำเภอเมืองและอำเภอแกงคอย จังหวัดสระบุรี. ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง สาขาวิชาการบัญชี. สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา วิทยาลัยอาชีวศึกษาสระบุรี
นงนิภา ดุลยานนท์และคณะ (2551). ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการใช้ซอฟต์แวร์ในงานบัญชีของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม SMES. คณะบัญชี โครงการวิจัย มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์
วรรณี เตโชโยธิน (2541). ปัจจัยที่ควรคำนึงในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีแนวทางปฏิบัติ. วารสารบริหารธุรกิจ 7, (10) : 18-26
วัชนีพร เศรษฐสักโก (2543) ปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพทางการบัญชี ระบบสารสนเทศทางการบัญชี. กรุงเทพมหานคร. โรงพิมพ์ วี.เจ.พริ้นติ้ง
สุตราวดี บัวเทศ (2547). ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม. ปริญญาบัญชีมหาบัณฑิต สาขาวิชาการบัญชี คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี. จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
เกรียงศักดิ์และคณะ (2545). ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี สำหรับกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมในเขตกรุงเทพมหานคร. โครงการวิจัยสำหรับนักศึกษาปริญญาโท คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี. มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ชดารัตน์ กังวานธรรมกุล (2548). การวิเคราะห์องค์ประกอบที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเขตกรุงเทพมหานคร. ครุศาสตร์อุตสาหกรรมมหาบัณฑิต สาขาวิชาคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะครุศาสตร์อุตสาหกรรมและเทคโนโลยี. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี
ชุติมา คลองประทีปผล (2549). ปัจจัยที่มีอิทธิพลในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีสำหรับบริษัทจำกัดที่จดทะเบียนในประเทศไทย. โครงการปริญญาโททางการบัญชี (MAP) บัญชีมหาบัณฑิต คณะพาณิชยศาสตรqและการบัญชี. มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ณัฐพร เห็นเจริญเลิศ (2548). ความหมายและวัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี. เอกสารการสอนชุดวิชา คอมพิวเตอร์กับการบัญชี หน่วยที่ 2 หน้า 7. นนทบุรี.มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
ดุจดาว ดวงสว่าง,นภาพร ทองอินทร์, ศิริกาญจน์ สมตัวและสลักจิต ศรีเมฆ (2549). ปัจจัยที่มีผลต่อการตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของสำนักงานรับจัดทำบัญชีกรณีศึกษา สำนักงานบัญชีในเขตอำเภอเมืองและอำเภอแกงคอย จังหวัดสระบุรี. ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง สาขาวิชาการบัญชี. สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา วิทยาลัยอาชีวศึกษาสระบุรี
นงนิภา ดุลยานนท์และคณะ (2551). ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการใช้ซอฟต์แวร์ในงานบัญชีของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม SMES. คณะบัญชี โครงการวิจัย มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์
วรรณี เตโชโยธิน (2541). ปัจจัยที่ควรคำนึงในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีแนวทางปฏิบัติ. วารสารบริหารธุรกิจ 7, (10) : 18-26
วัชนีพร เศรษฐสักโก (2543) ปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพทางการบัญชี ระบบสารสนเทศทางการบัญชี. กรุงเทพมหานคร. โรงพิมพ์ วี.เจ.พริ้นติ้ง
สุตราวดี บัวเทศ (2547). ปัจจัยที่มีผลต่อการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม. ปริญญาบัญชีมหาบัณฑิต สาขาวิชาการบัญชี คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี. จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
Share this post
View 226