6 งานบัญชี ที่นักบัญชีควรกระทบยอดก่อนการปิดบัญชี

28 Nov

ในปัจจุบันการกระทบยอดบัญชีAccount Reconciliation) เป็นการบันทึกรายการกระทบยอด เดบิตและเครดิต หรือเป็นการบันทึกรายการตัดยอดบัญชีของรหัสบัญชีแต่ละตัว เพื่อจะได้รู้ว่าเอกสารที่กระทบยอดแล้ว ปัจจุบันมียอดคงเหลือจริงเท่าไร และใช้สำหรับการตรวจสอบยอดคงค้างของแต่ละรหัสบัญชี เพื่อจะได้รู้ว่าเอกสารที่กระทบยอดแล้วในปัจจุบันมียอดคงเหลือจริงเท่ากับเท่าไร และใช้สำหรับการตรวจสอบยอดคงค้าง โดยจะมี 6 หลัก ของการกระทบยอดบัญชี ที่นักบัญชีทุกคนควรทำมีดังนี้
1. กระทบยอดลูกหนี้ และส่งรายงานยืนยันยอดให้ลูกหนี้ การกระทบยอดลูกหนี้การค้าเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ที่จะทำให้ผู้ทำบัญชีมั่นใจว่ารายการที่แสดงในรายงานลูกหนี้นั้นถูกต้องตรงกับความเป็นจริง และที่สำคัญการส่งยืนยันยอดลูกหนี้คงเหลือนั้น ทำให้เรามั่นใจได้ว่า ณ วันสิ้นงวดเราได้บันทึกรายการขายและการรับเงินอย่างครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว
2. กระทบยอดเจ้าหนี้ การกระทบยอดเจ้าหนี้นั้น วิธีการคล้ายๆ กับฝั่งลูกหนี้ แต่เราจะโฟกัสในเรื่องของหนี้สินคงค้างกับเจ้าหนี้ ณ วันที่สิ้นงวด เพื่อที่จะตรวจสอบความถูกต้องและวางแผนจ่ายชำระเงินให้ตรงเวลา
3. กระทบยอดและปรับปรุงสินค้าคงเหลือ สำหรับธุรกิจที่ไม่ใช่บริการมักจะมีรายการสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด ผู้ทำบัญชีต้องเตือนให้ผู้ประกอบการตรวจนับสต็อกสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด เพื่อเช็คความถูกต้องของรายการในระบบบัญชี และสินค้าที่มีอยู่จริง
4. กระทบยอดเงินสดและเงินฝากธนาคาร การกระทบยอดเงินสดในมือ และเงินฝากธนาคารนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง อย่างน้อยการกระทบยอดเคลื่อนไหวเงินสดควรทำทุก ๆ เดือน เพื่อที่ตอนปลายปีจะได้ลดภาระงานลง แต่อย่างไรก็ตามตอนปลายปีก็ควรตรวจสอบการกระทบยอดอีกครั้ง เพื่อความมั่นใจ
5. กระทบยอดรายการอื่น ๆ และตรวจดูการจัดประเภทรายการ รายการอื่น ๆ ในงบแสดงฐานะการเงิน ไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น ผู้ทำบัญชีควรต้องตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือปลายปีอีกครั้ง กับหลักฐานอื่น ๆ ที่มี เช่น
- เปรียบเทียบยอดคงเหลือในบัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า กับ Excel ตารางคำนวณค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าว่าระหว่างปีได้บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละงวดถูกต้องไหม
- เปรียบเทียบยอดสินทรัพย์ถาวรกับ Fixed Assets Register ว่ามีการรับรู้และบันทึกค่าเสื่อมราคาระหว่างปีถูกต้องหรือไม่
6. กระทบยอด Vat และคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล หากผู้ทำบัญชีดู และผู้ประกอบการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) อย่าลืมกระทบยอดรายได้ทั้งปีกับ ภ.พ.30 ให้เรียบร้อย การคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ถ้าหากในระหว่างปีมีการจัดประเภทหมวดหมู่รายการบวกกับหักออกทางภาษีไว้อย่างเป็นระเบียบแล้ว การคำนวณภาษีปลายปีก็ไม่ใช่เรื่องยาก
จากทั้งหมด 6 บัญชี ที่นักบัญชีควรกระทบยอด ก่อนการปิดบัญชี ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่นักบัญชีทุกคนควรกระทำ ก่อนการปิดบัญชี เพื่อให้งานปิดบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น การวางแผนการปิดบัญชีที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งจะเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้นักบัญชีสามารถปิดงบการเงินได้อย่างมีระบบ และประหยัดเวลาในการทำงานมากยิ่งขึ้น

--------------------
คุณณัฐธยาน์ หลวงยศ
เจ้าหน้าที่บัญชีอาวุโส บริษัท เอ็นเอส-โอจี เอนเนอร์จี โซลูชั่นส์ (ไทยแลนด์) จำกัด
นักศึกษาหลักสูตรบัญชีมหาบัณฑิต มหาวิทยาลัยศรีปทุม

ผลงานทางวิชาการ

หน้าแรก / ผลงานทางวิชาการ